Wettelijk verplicht De schoenendoos als administratietool heeft definitief afgedaan. U bent zelfs wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten. Bovendien moet u uw administratie 7 jaar bewaren (en gegevens over onroerend goed zelfs 10 jaar). Het is met name belangrijk om de gegevens van uw facturen goed bij te houden, zodat bijvoorbeeld duidelijk is hoeveel btw u moet betalen. Maar om te beginnen is het voor uzelf handig als u overzicht houdt over kosten, omzet en winst.
Het is een misverstand dat de Belastingdienst eist dat deze bescheiden daadwerkelijk fysiek moeten worden bewaard. De digitale opslag volstaat. Daarbij is van belang dat de (digitale) administratie toegankelijk is en binnen een redelijke termijn raadpleegbaar is voor een eventuele controle door de Belastingdienst. Zelf doen of uitbesteden? De ene zelfstandige beleeft een gezellige zondagmiddag aan het bijwerken van de boeken, de ander gunt zichzelf de luxe van het uitbesteden. Wij bieden u een oplossing om uw adminstratie geheel of gedeeltelijk uit handen te geven.
Zoekt u liever zelf een boekhouder dan hebben we de volgende tips:
Met een eigen boekhoudpakket is het niet zo moeilijk om zelf de jaarrekening te maken en dat scheelt de accountant zo'n 30% van de uren.
Vraag aan uw accountant een gespecificeerde rekening, waarin staat aan welke taken hij of zij voor u heeft gewerkt. Het een is minder duur dan het ander.
Vraag nooit zomaar advies. Vraag altijd wat het gaat kosten. Het voordeel moet tegen de investering opwegen.
Maak vooraf afspraken over kosten en uren. Meerwerk gaat in overleg en ook weer aan de hand van afspraken.
Of uw uw adminstratie nu zelf bijhoudt of uitbesteedt, u zult toch een aantal regels in acht moeten nemen: Wettelijke eisen- Waneer moet ik het KvK-nummer vermelden
Vanwege Europese wetgeving zijn bedrijven en rechtspersonen verplicht om het kvk-nummer te vermelden in alle zakelijke brieven, orders, facturen en offertes.
BV en NV zijn verplicht om ook de volledige naam van de vennootschap en de woonplaats (statutaire zetel) te vermelden.
Bent u bang dat u daardoor extra veel vervelende mailings of faxen krijgt, die u niet wilt ontvangen,
vraag dan aan uw Kamer van Koophandel om uw registergegevens niet te verstrekken voor marketingdoeleinden.
- Wat moet ik verplicht kunnen laten zien voor BTW
facturen die u zelf uitschrijft;
facturen die u moet betalen -op uw (bedrijfsnaam) gesteld. Dit hoeft niet voor brandstofbonnen voor de auto;
uitgaven;
ontvangsten;
administratie van prive-gebruik van goederen en diensten. - Wat zijn de eisen voor website en e-mail
Uw zakelijke mails moeten aan dezelfde eisen voldoen als uw gewone zakelijke brieven. U moet dus uw KvK-nummer vermelden en bij een BV ook de bedrijfsnaam en vestigingsplaats.
Vergeet niet om bij een offerte via de mail ook uw leveringsvoorwaarden toe te voegen. Heeft u een website, zorg er dan voor dat het KvK-nummer en uw leveringsvoorwaarden op de website staan. - Welke eisen gelden voor facturen
- De datum waarop u de factuur uitreikt.
- Opeenvolgend factuurnummer (meerdere reeksen toegestaan).
- Uw btw-identificatienummer.
- Naw-gegevens van u en van uw klant.
- De hoeveelheid geleverde goederen en/of diensten en een duidelijke omschrijving hiervan.
- De datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden.
- De maatstaf van heffing voor elk btw-tarief of elke btw-vrijstelling, de eenheidsprijs exclusief btw, evenals de eventuele vooruitbetalingkortingen en andere kortingen indien die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen.
- Het toegepaste btw-tarief.
- Het te betalen btw-bedrag.
Indien van toepassing:
- Indien de afnemer de factuur uitreikt in plaats van de leverancier of dienstverrichter dient u op de factuur te vermelden: ‘factuur uitgereikt door de afnemer’.
- Btw-identificatienummer van de afnemer indien een verleggingsregeling van toepassing is of een intracommunautaire levering wordt verricht.
- Een verwijzing naar de vrijstelling of intracommunautaire levering.
- Indien een verleggingsregeling van toepassing is, dan moet de vermelding “btw verlegd” opgenomen worden.
- Betreft de verkoop een vervoermiddel, dan dienen de gegevens over het vervoermiddel (nieuw of gebruikt) te worden opgenomen.
- Indien van toepassing de vermelding ‘Bijzondere regeling reisbureaus’.
- Indien van toepassing de vermelding: ‘Bijzondere regeling – gebruikte goederen’, ‘Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’, ‘Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’.
- Indien van toepassing de naw-gegevens en het btw-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger.
- Welke gegevens moet ik kunnen laten zien
kasadministratie en kassabonnen;
financiele aantekeningen;
tussentijdse controleberekeningen;
bank- en giroafschriften;
contracten, overeenkomsten en afspraken;
agenda's en afsprakenboeken (uren);
correspondentie;
software en databestanden.
Hiermee kunt u uw basisgegevens samenstellen:
het grootboek;
debiteuren en crediteurenadministratie;
in- en verkoopadministratie;
gegevens over onroerend goed van bedrijf.
|
