Factuur maken als zzp’er: zo stel je een correcte en professionele factuur op
 

ALLES WAT JE ALS ZZP’ER MOET WETEN OVER FACTUREN, VERPLICHTE GEGEVENS EN VOORBEELDEN

Als zzp’er maak je regelmatig facturen. Een duidelijke en correcte factuur voorkomt misverstanden, versnelt betalingen en zorgt dat je voldoet aan de wettelijke eisen. Op deze pagina lees je precies hoe je als zzp’er een goede factuur maakt, welke verplichte gegevens erop moeten staan en waar je op moet letten bij btw, digitale facturatie en betalingstermijnen. Je vindt hier ook praktische tips, een gratis voorbeeldfactuur en duidelijke uitleg om veelgemaakte fouten te voorkomen. Zo weet je zeker dat jouw zzp‑facturen professioneel, compleet en juridisch in orde zijn.
 

Hoe stel je als zzp’er een goede factuur op?
 

Een goede factuur is belangrijk voor iedere zzp’er. Je maakt duidelijk wat je hebt geleverd of gedaan, voorkomt misverstanden en zorgt dat klanten op tijd betalen. Daarnaast ben je wettelijk verplicht om bepaalde gegevens op je factuur te zetten. Op deze pagina lees je stap voor stap waar een correcte zzp‑factuur aan moet voldoen, welke informatie verplicht is, hoe je btw vermeldt en hoe je jouw factuur professioneel vormgeeft. Zo weet je zeker dat je facturen kloppen en voldoet aan alle regels.

Wanneer moet je als zzp’er een factuur sturen?

Als zzp’er ben je verplicht een factuur te sturen wanneer je werkt voor zakelijke klanten, zoals bedrijven, overheden of andere zelfstandigen. Werk je voor particulieren? Dan hoef je niet altijd een factuur te sturen, maar het is vaak wel verstandig om het toch te doen. Zo blijft je administratie duidelijk en kun je makkelijker aantonen wat je hebt geleverd. In alle gevallen geldt dat je een factuur moet versturen zodra je opdracht is afgerond of volgens de afspraken in je contract. Een duidelijke factuur helpt je klant om op tijd te betalen en voorkomt discussies achteraf.
 

Verplichte gegevens op een factuur

Op elke zzp‑factuur moeten een aantal gegevens verplicht staan. Deze informatie is nodig om je klant duidelijk te informeren en om te voldoen aan de regels van de Belastingdienst. Denk aan jouw bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een heldere omschrijving van je werk en het juiste btw‑tarief. Door deze vaste onderdelen altijd op te nemen, voorkom je fouten en zorg je dat je factuur juridisch klopt. Hieronder een overzicht van alle verplichte onderdelen:

Btw‑regels op een factuur

Als zzp’er moet je op je factuur altijd het juiste btw‑tarief vermelden. Meestal is dat 21%, maar sommige diensten en producten vallen onder 9% of zijn vrijgesteld van btw. Werk je voor buitenlandse zakelijke klanten binnen de EU? Dan kan de btw worden verlegd en vermeld je ‘btw verlegd’ op de factuur. Lever je diensten buiten de EU, dan gelden weer andere regels. Zorg er daarom voor dat je bij elke opdracht controleert welk btw‑tarief van toepassing is. Een correcte btw‑vermelding voorkomt fouten in je administratie en zorgt dat jouw klant weet welk bedrag moet worden betaald.

Mag je als zzp'er digitaal factureren?

Steeds meer zzp’ers versturen hun facturen digitaal. Dat is snel, veilig en overzichtelijk. De meest gebruikte vorm is een factuur in pdf‑formaat, omdat de inhoud niet zomaar kan worden aangepast. Daarnaast kun je e‑facturen of UBL‑facturen gebruiken wanneer je werkt met boekhoudsoftware. Deze digitale facturen bevatten alle gegevens in een standaard formaat, waardoor ze automatisch verwerkt kunnen worden. Welke manier je ook kiest, de wettelijke eisen voor facturen blijven hetzelfde. Zorg er daarom altijd voor dat je factuur volledig en duidelijk is, ongeacht het formaat.

Betalingsvoorwaarden en wettelijke betalingstermijnen

Op je factuur kun je zelf bepalen welke betaaltermijn je hanteert, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Bij opdrachten voor bedrijven geldt in principe een maximale wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, tenzij je daar samen iets anders over afspreekt. Bij particulieren kun je duidelijke afspraken maken over wanneer de factuur betaald moet zijn. Vermeld je betaaltermijn altijd duidelijk op de factuur. Dat voorkomt discussie en helpt je klant om op tijd te betalen. Wil je zeker weten dat het bedrag snel binnenkomt? Dan kun je ook aangeven dat je bij te late betaling rente en eventuele incassokosten in rekening brengt.

Aanvullende tips

Met een duidelijke en overzichtelijke factuur maak je het je klant makkelijker om op tijd te betalen.

Factuurvoorbeeld voor zzp’ers

Om het je gemakkelijk te maken, hebben we een gratis voorbeeldfactuur die je direct kunt downloaden en gebruiken. Zo zie je precies hoe een correcte zzp‑factuur eruitziet en welke onderdelen je moet opnemen. Het voorbeeld kun je aanpassen aan jouw eigen huisstijl, tarieven en diensten.

Veelgemaakte fouten die je eenvoudig kunt vermijden

Veel fouten op facturen ontstaan door onvolledige of onjuiste informatie. Denk bijvoorbeeld aan:

Controleer daarom altijd of alle verplichte gegevens kloppen, of je factuurnummer logisch aansluit in de reeks en of de beschreven dienst duidelijk genoeg is.Een paar minuten extra controle scheelt later een hoop tijd en gedoe.

Wat doe je als zzp'er als je factuur niet betaald wordt?

Betaalt je klant niet op tijd? Stuur dan eerst een vriendelijke herinnering met een duidelijke nieuwe betaaltermijn. Blijft betaling alsnog uit, dan kun je een aanmaning sturen waarin je aangeeft dat je rente en incassokosten in rekening kunt brengen. Leden van FNV Zelfstandigen kunnen gebruikmaken van onze gratis incassoservice, die helpt om achterstallige facturen alsnog te innen. Zo sta je er niet alleen voor wanneer een klant te laat betaalt.